🏗️ Crear un aula
El alta de un aula en el campus: los tres bloques del formulario, las decisiones que conviene tomar antes de empezar y las configuraciones que definen cómo se va a trabajar adentro.
Diseñar un espacio, no llenar un formulario
Crear un aula es una operación breve: se completa un formulario y el aula queda disponible. Pero esa brevedad puede engañar. Cada campo del alta es una decisión sobre cómo se va a trabajar en ese espacio: cómo se lo va a encontrar en los listados, qué identidad visual va a tener, cuándo va a estar disponible para los cursantes, qué funciones van a estar habilitadas y cuáles no. Conviene pensar el alta como el momento de diseño del espacio, no como un trámite.
El formulario de alta se organiza en tres bloques, que esta serie recorre en las pestañas siguientes:
- Datos básicos: identidad y ciclo de vida del aula (nombre, descripción, color, imagen, estado, plan, clasificación, período de activación).
- Página de inicio: lo primero que ve el cursante al entrar (título, imagen, mensaje de bienvenida).
- Configuración: el comportamiento del aula, tanto en sus funciones generales como en cada sección.
La administración de las aulas: el listado de aulas definidas, las operaciones del menú lateral y las solapas de Planes, Secciones, Respaldos y Clasificación.
- Recorrido: se llega por Aulas > Administración. El menú lateral reúne las operaciones sobre aulas: Agregar (el alta que recorre este material), Modificar, Eliminar y Copiar aula.
- Solapas: junto a Administración aparecen Planes, Secciones, Respaldos y Clasificación, las herramientas que organizan el conjunto de las aulas.
- Aulas definidas: el listado central muestra código, nombre, descripción, fecha de alta y estado de cada aula. El código y la fecha los asigna la plataforma al crear el aula.
- Filtros: el buscador y los filtros por Empresa, estado de las Aulas y Plan permiten acotar el listado; con muchas aulas, son la forma habitual de encontrar una.
Criterios antes de empezar
La nomenclatura antes que el primer nombre
El nombre del aula debe ser único en el campus: si coincide con uno existente, la plataforma lo renombra automáticamente. Por eso conviene definir una convención de nombres antes de crear la primera aula, sobre todo cuando el campus va a alojar muchas comisiones del mismo curso o ediciones sucesivas. Una nomenclatura consistente (por ejemplo, con cohorte, comisión o año incorporados al nombre) evita renombrados automáticos imprevistos y hace legibles los listados administrativos.
Los defaults como política
Los valores precargados del formulario no son neutros: son la política institucional del campus aplicada a cada aula nueva. En lo posible, conviene revisar la configuración general antes de un ciclo de altas masivas, y apartarse de los defaults solo cuando el aula tiene una razón concreta para funcionar distinto.
Identidad visual con intención
El color y la imagen del aula no son decorativos: el color tiñe títulos y marcadores dentro del aula, y la imagen es la que la identifica en el acceso general. Cuando un cursante participa de varias aulas, esa identidad visual es lo que le permite reconocer dónde está de un vistazo. Conviene asignar ambos con algún criterio (por área, por nivel, por tipo de propuesta) y no al azar.
Fechas de activación: desactivación automática
El rango "el aula permanecerá activada" permite programar desde el alta el ciclo de vida completo del aula, incluida su desactivación automática al cierre. Definirlo desde el inicio evita que queden aulas abiertas indefinidamente después de terminada la cursada, algo frecuente cuando la desactivación depende de que alguien se acuerde de hacerla a mano.
Antes de fijar el rango conviene evaluar en qué nivel definir la vigencia: por aula o por la propuesta. Cuando varias aulas comparten una misma propuesta con calendario común, gobernar las fechas aula por aula multiplica los puntos donde algo puede quedar desparejo; en esos casos puede ser preferible manejar la vigencia a nivel de la propuesta, y reservar el rango del aula para los espacios con calendario propio.
El aula de prueba como banco de ensayo
Conviene mantener un aula de prueba, no visible para cursantes, donde ensayar configuraciones, materiales y circuitos antes de aplicarlos en aulas reales. Es el lugar para verificar cómo se ve una página de inicio, cómo se comporta una sección con determinada configuración o qué recibe efectivamente un usuario, sin riesgo de afectar una cursada en marcha.
La otra vía: copiar un aula existente
Crear desde cero no es el único camino. Desde la administración de las aulas también es posible copiar un aula existente: se indica el nombre de la nueva y se elige qué replicar. Es la vía natural cuando se abren comisiones paralelas de un mismo curso o nuevas ediciones de una propuesta ya armada, y potencia la idea del aula modelo: un aula cuidadosamente configurada que funciona como plantilla de las demás.
Las opciones de Copiar aula: nombre de la nueva, alcance de la copia y propiedad del material relacionado.
- Nombre del aula nueva: el nombre con el que se va a crear la copia; rigen las mismas reglas de unicidad que en el alta.
- Estructura: copia la organización del aula (secciones, configuración, categorías) sin los contenidos cargados.
- Estructura con Contenido: copia además los contenidos, con dos alcances: solo las clases con todo lo que contienen (materiales, actividades, evaluaciones, encuestas y paquetes SCORM), o las clases más el material relacionado de las categorías.
- Propiedad del material relacionado: al copiar contenido puede asignarse al usuario anónimo o conservar a sus respectivos dueños, que quedan desactivados en la nueva aula.
- La operación se ejecuta con el botón Copiar aula.
Datos básicos
El primer bloque define la identidad del aula y su ciclo de vida en el campus.
El formulario Agregar aula: nombre, descripción, color, imagen, empresa, estado, plan y período de activación.
- Nombre y Descripción: los dos campos de texto del encabezado. El nombre es el identificador único; la descripción es de uso interno.
- Color: el selector muestra el valor actual en código hexadecimal (en el ejemplo, #006699). Al hacer clic se abre la paleta.
- Imagen: se carga arrastrando el archivo o buscándolo. La medida sugerida figura junto al campo: 490 × 270 px; respetarla evita recortes en el acceso a aulas.
- Empresa: asocia el aula a una de las empresas o entidades dadas de alta en el campus; si no aplica, queda en - Ninguna -.
- Estado y Plan: la casilla activado y el desplegable de planes. Las opciones del desplegable son los planes definidos en el campus, que agrupan aulas afines.
- El aula permanecerá activada: el rango Desde / hasta con selector de calendario, que programa la activación y desactivación automáticas.
Nombre
Es el identificador del aula en todo el campus y debe ser único. Si se ingresa un nombre que ya existe, la plataforma lo renombra automáticamente para evitar la duplicación.
Descripción
Es un campo de uso interno: la ven quienes administran, no los cursantes. Sirve para registrar información de gestión (a qué propuesta pertenece el aula, qué cohorte aloja, alguna particularidad de su configuración) que no tiene por qué figurar en el nombre.
Un detalle que condiciona cómo escribirla: la descripción también se usa en la herramienta de copia de unidades, donde identifica al aula. Por eso conviene que sea breve, corta o similar al título: una descripción extensa vuelve ilegibles los listados de esa herramienta.
Color
Tiñe los títulos y marcadores dentro del aula.
Imagen
Es la imagen con la que el aula se presenta en el acceso a las aulas, la vista donde cada usuario ve los espacios en los que participa. La medida sugerida es 490 × 270 px; en lo posible conviene preparar las imágenes en esa proporción para que no se recorten.
Un aula ya creada, vista desde su edición: color e imagen cargados, y los datos que la plataforma asigna automáticamente.
- Código y fecha de alta: una vez creada el aula, la plataforma le asigna un código numérico y registra la fecha de alta; ambos figuran en el encabezado de la edición y sirven como referencia administrativa inequívoca, más estable que el nombre.
- Color: el selector muestra el color asignado, que tiñe títulos y marcadores dentro del aula.
- Imagen: la miniatura muestra la imagen cargada tal como identifica al aula en el acceso. Al editar, la opción Mantener la conserva; para cambiarla, se carga un archivo nuevo.
Empresa
Permite asociar el aula a una de las empresas o entidades administradas en el campus. Es relevante en campus que agrupan aulas por organización cliente; si no es el caso, se deja en - Ninguna -.
Estado
Define si el aula está activada o desactivada. Un aula desactivada no está disponible para los cursantes, pero conserva toda su configuración y contenidos.
Plan
El desplegable asigna el aula a uno de los planes definidos en el campus. El plan agrupa aulas afines y organiza cómo se las encuentra, tanto en el escritorio del usuario como en los listados administrativos; se desarrolla más abajo, en Planes: organizar la visualización de las aulas.
"El aula permanecerá activada"
Es el rango de vigencia del aula, definido con los campos Desde y hasta mediante el selector de calendario. Al establecerlo, el aula se activa y desactiva automáticamente en las fechas indicadas, sin intervención manual posterior.
Planes: organizar la visualización de las aulas
Cuando el campus aloja pocas aulas, el escritorio del usuario y los listados administrativos se recorren de un vistazo. Con decenas o cientos, la organización deja de ser opcional. Los planes son la primera herramienta para eso: agrupan aulas afines bajo una identidad común, y esa agrupación se refleja en cómo cada usuario encuentra sus espacios.
Los planes se administran desde Aulas > Planes. Cada plan tiene identidad propia —nombre, descripción, color e imagen, con la misma medida sugerida que las aulas— y una lista de aulas asociadas:
El alta de un plan: identidad propia y selección de las aulas que lo integran.
- Nombre, descripción, color e imagen: el plan se define igual que un aula, con su propia identidad visual. La imagen respeta la misma medida sugerida (490 × 270 px).
- Estado: la casilla Activo habilita el plan.
- Aulas del plan: el listado inferior, con buscador, permite marcar las aulas que integran el plan. Las aulas también pueden asignarse una a una desde su propio formulario, con el desplegable Plan de los datos básicos.
El efecto se ve en el escritorio del usuario: el plan se presenta como una tarjeta propia que reúne sus aulas, y las pestañas del escritorio permiten alternar entre ver todo, solo los planes o solo las aulas sueltas.
El escritorio del usuario: el plan como tarjeta apilada que agrupa sus aulas, y debajo las aulas con su indicador de avance.
- Pestañas Todos / Planes / Aulas: el usuario elige cómo recorrer sus espacios: la vista combinada, solo los planes o el listado de aulas.
- La tarjeta del plan: muestra la imagen y el nombre del plan, y la cantidad de aulas que agrupa; el efecto de tarjetas apiladas indica que adentro hay más de un espacio.
- Las tarjetas de aula: cada una lleva la imagen definida en sus datos básicos y un indicador circular de avance sobre las actividades del aula.
- Buscar, Ver y Orden: el escritorio puede filtrarse y ordenarse, por ejemplo por último acceso.
Clasificación
La solapa Clasificación (en Aulas > Clasificación) es la otra herramienta de organización: permite definir categorías propias del campus y agrupar las aulas según ellas. Conviene diseñarla con el mismo criterio que la nomenclatura de nombres: antes de las primeras altas, con categorías que reflejen cómo la institución piensa su oferta (por área, por nivel, por cohorte, por tipo de propuesta), y no como etiquetas que se acumulan a demanda.
La solapa Clasificación: las operaciones sobre categorías en el menú lateral. En este campus todavía no hay categorías definidas, por eso el panel aparece vacío.
- Recorrido: se llega por Aulas > Clasificación, la última de las solapas de administración de aulas.
- Operaciones: el menú lateral ofrece Agregar, Modificar y Eliminar categorías, más Ordenar, que define en qué orden se presentan.
- Panel vacío: un campus sin categorías definidas muestra el listado en blanco, como en la captura. Es el estado de partida: la clasificación existe recién cuando alguien la diseña.
Página de inicio
El segundo bloque —que en el formulario aparece como Bienvenida— configura lo primero que ve el cursante al entrar al aula: un título, una imagen y un mensaje de bienvenida. Es un espacio breve, pero es la puerta de entrada, y merece algo más que el texto por defecto.
El bloque Bienvenida: título, imagen y el editor para redactar el mensaje.
- Título: el texto que encabeza la página de inicio del aula.
- Imagen: se carga igual que la del aula, arrastrando el archivo o buscándolo.
- Texto: el editor enriquecido de la plataforma, con las herramientas habituales de formato (tipografía, color, listas, tablas, enlaces) y de inserción de contenido: imágenes, videos, audio y símbolos, entre otras.
Título e imagen
El título encabeza la página de inicio y la imagen la acompaña visualmente. No tienen por qué repetir el nombre administrativo del aula: pueden usar el nombre "de cartel" de la propuesta, más amable que el nombre técnico del listado.
Mensaje de bienvenida
Se redacta con el editor de la plataforma, con las posibilidades de formato habituales. Algunas orientaciones:
- Presentar brevemente la propuesta y el equipo a cargo.
- Orientar los primeros pasos: por dónde empezar, dónde está el programa, cómo comunicarse.
- Mantenerlo breve: la información extensa (programa, cronograma, reglamento) tiene su lugar en las secciones del aula.
Configuración del aula
El tercer bloque define el comportamiento del aula. Se divide en Funciones generales, que afectan al aula en su conjunto, y la configuración de cada una de las Secciones. Casi todos estos valores vienen precargados desde la configuración general del campus; lo que se hace en el alta es confirmarlos o ajustarlos para este espacio en particular.
La solapa Configuración, con las funciones generales del aula. A su lado, la solapa Secciones.
- Administrador: el desplegable indica quién queda como encargado del manejo de emails del aula.
- Dirección de salida (url): la dirección web que acompaña las comunicaciones salientes del aula.
- Sucesos recientes: la casilla habilita el panel de novedades; el botón Eliminar todos vacía los sucesos acumulados.
- Bloque de Programa: el desplegable define la vista (completa o reducida) del Programa en la página de inicio. Debajo, la casilla de la caja de contenidos no leídos.
- Idioma: el selector fija el idioma del aula; la casilla siguiente permite imponerlo por sobre el elegido por cada usuario.
- Limitación de tiempo de cursado: se activa con la casilla y se define en días, contados desde el primer acceso del usuario al aula; cumplido el plazo, los usuarios con perfil Estudiantes se desactivan automáticamente.
- Anónimos y acceso a aulas: las casillas que permiten el ingreso de usuarios anónimos y muestran (u ocultan) el acceso a aulas.
- Responsables: dos permisos independientes: acceder a la Administración y consultar los reportes.
- Usuarios desactivados: si la casilla está marcada, siguen visibles en los listados y reciben los avisos de suscripciones en Foros y Noticias.
Funciones generales
| Función | Qué define |
|---|---|
| Administrador | El usuario encargado del manejo de emails del aula. |
| Dirección de salida (url) | La dirección web que acompaña las comunicaciones salientes del aula. |
| Sucesos recientes | Habilita el panel de novedades del aula. El botón Eliminar todos permite vaciar los sucesos acumulados. |
| Bloque de Programa | Cómo se muestra el Programa en la página de inicio: en vista completa o reducida. |
| Caja de contenidos no leídos | Muestra al usuario los contenidos que todavía no vio. |
| Idioma | Idioma del aula, con la opción de utilizarlo en lugar del elegido por cada usuario (imposición). |
| Limitación de tiempo de cursado | Restringe el cursado de los usuarios con perfil Estudiantes a una cantidad de días contados desde su primer acceso al aula; cumplido el plazo, se desactivan automáticamente. |
| Usuarios anónimos | Permite el acceso de usuarios no registrados. Es una decisión que conviene tomar con mucho cuidado. |
| Mostrar acceso a aulas | Habilita (u oculta) el acceso a aulas para los usuarios de este espacio. |
| Responsables | Dos permisos independientes: acceder a la Administración del aula y consultar los reportes. |
| Usuarios desactivados | Si siguen visibles en los listados; en ese caso, también reciben los avisos de suscripciones en Foros y Noticias. En general conviene dejarla destildada. |
| Tamaño y extensiones de archivos | El peso máximo y los tipos de archivo que se pueden subir al aula. |
Secciones
La solapa Secciones muestra el listado de secciones definidas del aula. Desde acá se decide qué secciones van a estar disponibles, en qué orden y con qué nombre.
El listado de secciones definidas: las activas en blanco, las desactivadas sombreadas.
- Estado: la casilla de la derecha activa o desactiva cada sección. Las secciones desactivadas aparecen sombreadas: no se muestran a los cursantes, pero conservan su configuración y pueden activarse más adelante.
- Ordenar: las flechas de la columna central permiten cambiar el orden en que las secciones se presentan en el menú del aula.
- Nombre: al presionar sobre el nombre de una sección se accede a sus datos y su configuración particular. Inicio no tiene casilla de estado: está siempre presente.
- Los cambios se aplican con el botón Guardar.
Dos decisiones de diseño se toman en esta pantalla. La primera: qué secciones activar. No todas las propuestas necesitan todas las secciones; un aula con secciones de más dispersa la atención y transmite la sensación de espacio vacío. Conviene activar solo lo que se va a usar, sabiendo que siempre se puede sumar una sección durante la cursada.
La segunda: cómo nombrarlas. Al presionar sobre el nombre de una sección se accede a la pantalla Modificar sección, donde puede renombrarse para acercarla al vocabulario de la propuesta: que Clases pase a llamarse Lecciones o Módulos, o que Mensajería interna sea simplemente Mensajería.
Modificar sección: el estado, el ícono y el nombre de la sección definido para cada idioma del campus.
- Estado: la misma casilla de activación que aparece en el listado, disponible también desde acá.
- Ícono: se muestra el ícono de la sección, que la identifica en el menú del aula y no se modifica al renombrarla.
- Nombre por idioma: el renombrado se define para cada idioma del campus (en el ejemplo: los tres españoles, inglés británico y portugués). Si el aula puede usarse en más de un idioma, conviene completar todas las variantes; de lo contrario, quien cursa en otro idioma verá el nombre sin traducir.
- Los cambios se aplican con Guardar.
Un aula de configuración mínima: solo Presentación, Lecciones (Clases renombrada) y Mensajería activas.
Las secciones conservan su ícono original aunque cambien de nombre: acá dos secciones distintas fueron renombradas como "Ejemplos".
Configuración de cada sección
Al ingresar a una sección por su nombre se accede a sus opciones particulares. Las más relevantes en el alta:
| Sección | Opciones principales |
|---|---|
| Foros | Habilitación de avisos, posibilidad de adjuntar archivos y ventana de edición de las intervenciones propias (entre 5 y 15 minutos). |
| Noticias | Suscripción de los usuarios a las novedades publicadas. |
| Contactos | Envío masivo de mensajes y campo adicional visible en el listado. |
| Mail interno | Auditoría de la mensajería, cuotas de casilla con avisos al 75% y 90% de uso, y manejo de adjuntos. |
| Calificaciones | Restricción de edición: solo quien creó la calificación puede modificarla. |
| Wikis | Aviso de edición simultánea cuando dos usuarios intentan modificar la misma página. |
Con los tres bloques completos, el aula queda creada y lista para cargar contenidos, definir su Programa y matricular usuarios. Todo lo configurado en el alta puede ajustarse después desde la administración del aula.